同学聚会活动方案
毕业前夕,我们曾经说过一句话:“十年后我们要聚一下”,转眼间我们毕业已经十年了。事业、结婚、生子已经成为我们这些人的主题,当年意气风发的同学们应该聚一聚了。
一、聚会必要性
1. 毕业是一个人的里程碑,值得纪念;毕业十年则是人生中更关键的一个里程碑,心态、职业、家庭基本稳定,同时又在迎接新的发展。
2. 十年以前的小范围聚会,大多只是相互保持联系;而十年的聚会则是大家充分交流与沟通,为新的发展提供新的契机。
二、活动主题
相约2010
三、活动目的
增进友谊、激励人生
四、活动主旋律
1、同学重逢、叙旧 。
2、校园重游。
3、宴会(全程摄相,照相,并制作纪念VCD,通讯录) 。
4、其他(大家提想法)。
5、活动过后促进同学之间沟通和联系。
毕业十年,大家变化都很大:年龄、家庭、职业、地理位置等环境都发生了变化。通过聚会,使事业上相近、地域上相邻、嗜好相同的同学能够更通畅沟通,增进友谊,促进共同的发展。
6、 活动组织要有序和严谨, 保证活动的顺利进行,保证资金有效管理,少花钱多办事。
五、活动原则
1、活动主体——班级全体成员(为保证自己家人在活动中不受到冷落,聚会时请不要带家属)
2、活动理念——不能让任何一人受到冷落、也不能让聚会成为个别人得舞台。
3、活动形式——高雅、安全、向上
4、活动消费——节俭、平等、AA制
六、筹备工作
由活动筹备工作小组负责
筹备工作小组组成人员:曹昌灵、高建文、黄霞、李才华、雷平、吴阿明 余慧
各成员的分工及职责:
联络员:曹昌灵(主要职责:负责联系班上所有成员,尽可能地多找到班级成员,同时负责聚会时接待事宜,同时还将负责通讯录等后期礼品的邮寄和发放)
场地负责人:高建文、雷平、李才华(主要职责:负责联系聚会场地和晚上节目安排的场地,同时负责酒席的菜品的确定和与酒店沟通)
外围广告负责人:高建文、雷平、李才华(主要职责:在聚会之前,要在聚会场地前打出聚会的条幅,同时负责条幅的制作和悬挂等事宜)
礼品负责人:李才华、吴阿明(主要职责:负责聚会时的礼品的购买和订制,以及光盘、DV的后期制作)
财务人员:余慧、黄霞(主要职责:负责聚会现场收款及最后的付款,同时负责当日签到的有关事宜)
图案设计:陶岗(主要职责:负责T恤衫图案的设计)
宴会策划人:曹昌灵、高建文、吴阿明(主要职责:合理安排宴会事宜、调节宴会气氛、统筹宴会节目)
七、日程安排
2010年02月16日(农历正月初三)
全天安排:
1、下午10:00——12:00,在进贤汇洋酒店报到。
2、中午12:00——14:00,在酒店进行简单的午餐。
3、下午14:00——16:30,在联欢场地商讨20周年聚会各项事宜、之后自由酒会。
4、下午16:30——17:30,参观母校,全班同学合影,并邀请老师参加。 5、17:30——18:00,回汇洋酒店。晚餐前班委致辞由xx负责准备;请焦老师代表全体老师致辞;之后同学尽量把酒言欢,但以不醉为原则。
6、宴会后,考虑时间会较晚,就不做统一要求。如有欲回家者,可自行返家,但是如若不能自行返家,可由同学送其回家;若家不在进贤的入住指定宾馆;还有未尽兴者,可以自行结伴自由联谊卡拉OK等(此项费用不在总费用之内)。总体原则是:安全至上。
八、专项活动安排、要求及分工
(一)活动通知、报到
要求:通知必须在报到前2—3周通知到每位同学,交代清有关事项,确保同学全部到齐;报到时要在宾馆前张贴报到标志、签到。
活动通知由曹昌灵负责。高建文、李才华负责制作一幅活动旗帜或者移动布横标,旗帜上书写内容(建议大字活动主题及“进贤一中学校2000级7班同学十周年聚会”字样及年月日);签到册、同学签名录(为1张A4型彩色纸,最好事先专门设计并引有彩色图案)由李才华负责制作;同学签名录原稿交筹备工作小组珍藏并制作成缩影纪念卡(小型,正面为合影照1张并引有此次活动主题字样,背面为签名缩影照片,过塑)发各位同学,此项由李才华负责完成。
活动报到由曹昌灵牵头,黄霞、余慧具体负责。
(二)看望老师、参观母校、食宿、召开同学会等
要求:看望老师,形式要简单但不草率,适当准备点礼物;参观母校校园、合影要选择好点;酒会和同学会议程简洁高效、喝酒注意不要喝醉等。
酒会由吴阿明主持;同学会会议由xx主持
整个活动后勤工作由曹昌灵总牵头,高建文协助,李才华、吴阿明同学负责准备礼物、预先联络活动场所、购票、等有关事项。
(三)举办联欢酒会
酒会主题:同活动主题
酒会总负责:吴阿明、高建文、曹昌灵
酒会编导及策划:吴阿明、高建文
主持:吴阿明
酒会摄像:李才华负责
酒会摄影:全场每位同学
会场、宾馆:曹昌灵、高建文、姜晖
会场服务:xxx等女生们
会场安全:全体男同学
酒会内容:介绍同学情况、追忆同窗友谊、共叙别后真情,形式为讲述、讨论、游戏等。
联欢时长:控制在2.5小时以内
准备工作:会场能容纳所有同学,有多媒体设备等,音响及灯光较好。主持稿由xxx负责初拟交xxx和有关同学修改确定;商讨20周年聚会事宜,同学应积极参与,得出结果由陶岗现场记录;酒会气氛融洽,游戏期间,每位同学都可以推荐游戏项目,并担任该项目的主持人,以活跃氛围。
(四)其他具体事项
活动整个安全工作由姜晖、樊俊负责;全程摄像由李才华负责,高建文协助;全程摄影由全体同学负责。
通讯录印刷和发放由曹昌灵、李才华负责,人手1册,聚会后2个月内邮寄到每位同学手中。
数码摄像机1台及数码卡若干由李才华负责准备;
数码照相机大家尽可能自带;
十周年合影由曹昌灵、李才华准备,负责7寸合影照扩引,人手1张用于制作签名纪念卡;负责在活动结束时将其余照片冲洗、发放到有关同学1张。
笔记本电脑1台由李才华负责准备;
存储U盘若干,由同学们自己根据需要准备。
活动记录VCD或者DVD后期制作、刻录光盘由李才华负责,高建文负责协助策划和文案,活动结束后2月内邮寄到各个区县联络员手中。
所有设备用电池由相关人员自行准备足够。
九、经费预算
以到会31人计加老师,合37人计,总计约31×300=9300元
(一)活动经费管理
1、经费运作原则
自筹资金,前期启用资金由筹备小组共同承担
财务专项管理;支出由各组负责人提出和审核,财务管理人员负责支出;按费用项目编制支出报表
2、经费运作方式
前期启动资金到位和支出
活动支出款项审核
设立收款专户,接收报名费
活动结束后,将收支明细公布所有参加人员
3、经费主要项目
注:由于一些同学现在虽然可以联系上,但却因为种种原因不能来到现场,所以在礼品上他们也应该得到一份,而他们的具体地址签写由曹昌灵负责。目前可以联系上的班级成员有40人,加上6位老师,合计47份,另外防止突发情况,特增加3份,故礼品共计50份整。
附可联系人员名单(排名不分先后):曹中华、樊俊、高建文、何艳、胡金秀、黄静、黄霞、姜晖、姜战、姜振国、雷兰贤、雷平、李才华、梁峰、罗彬、陶岗、万丽萍、万青青、万小花、万志荣、王炳福、王晶晶、文兰娟、吴阿明、吴广明、吴坚、吴清、吴珍华、吴振宇、熊平平、许婷、杨莉、杨鹏、余慧、俞禺、张彪、赵华琴、周璇、周丹丹、曹昌灵
(二)活动经费(预计支出9320元)
签名簿及条幅:100元
纪念T恤衫:50×25=1250元
手提袋:50×4.5=225元
摄像机:300元
合影费:50×12=600元
通讯录后期制作费:50×6=300元
签名簿后期制作费:50×4.5=225
后期光盘制作费:50×10=500元
邮寄费:12人:12×15=180
教师礼品:6×100=600元
餐饮费:中餐1100+晚餐2600=3700元
中餐:(按三桌计)控制在每人20元内,酒水除外,酒水安排啤酒、饮料,酒水总量控制在500元内,预计开支20×10×3+500=1100元。
晚餐:(按四桌计)控制在每人30元内,酒水除外,酒水安排啤酒、饮料,酒水总量控制在1000元内,预计开支40×10×4+1000=2600元。
其它费用:(此费用的设立主要是为应付突发事件的发生特设的费用)元
1、据目前统计可能要开2-3间房间,以每间120计,则需240—360元;
2、备用金:500元。
十、经费筹集及管理
建议每人交活动费300元;如将中间两顿正餐标准控制在50元左右,有关费用再设法打折,开支可望控制在9200元以内。
经费建议由曹昌灵、高建文、吴清负责把关,财务官黄霞、余慧负责经手、入帐。
事先发生费用,由相关人员垫支,活动时再交财务官凭票报帐;活动中发生费用,一律由财务官经手;事后发生费用,可以先由相关人员按预算适当预支,再凭票与财务官结算,结算方式自己与会长和财务官协商。
活动剩余经费建议适当发给路途较远同学作返程费用,或者由财务官负责保管,留作下一次活动再开支。
注:此方案并非最终方案,而且方案将在最近通过邮件、QQ群等方式进行公布,希望大家提出宝贵的建议和意见,以尽快完善方案,促使最终方案的形成,并使得在最短的时间内落实方案计划。同时酒会的节目希望大家踊跃报名,尽量使同学兴尽而归。